کمیته فنی بازرگانی، یکی از ارکان برگزاری مناقصه های شرکت فولاد خوزستان

کمیته فنی بازرگانی، یکی از ارکان برگزاری مناقصه های شرکت فولاد خوزستان

اشاره :

شرکت فولاد خوزستان بزرگترین عرضه کننده شمش فولادی در کشور، یکی از بزرگترین کنشگران اقتصادی در منطقه خوزستان و کشور به شمار می رود.

این شرکت مهم بورسی در این بین، به لحاظ حجم مبادلات فنی تجاری و ارتباط آن با دیگر فعالان اقتصادی نقشی تعیین کننده ایفا می نماید. یکی از مهمترین ارتباطات اقتصادی فولاد خوزستان انتخاب و ایجاد امکان مشارکت برای تامین کنندگان است.

باید گفت امروزه شرکت فولاد خوزستان یکی از به روزترین بنگاه های اقتصادی کشور در این زمینه ارزیابی شده است. از جمله پورتال تامین کنندگان در پایگاه اطلاع رسانی شرکت فولاد خوزستان یکی از اقدامات کم نظیر این بنگاه در بین شرکت‌های بزرگ فولادی کشور شمرده می‌شود که تاثیر بسزایی در تضمین کیفیت، سلامت و شفافیت تمامی فعالیتهای اقتصادی فولاد خوزستان دارد.

درخصوص نحوه برنامه ریزی و عمل به سیاستها و روش های کار با تامین کنندگان کوچک و بزرگ این بنگاه اقتصادی گفتگویی را با همکار ارجمند، حسین سیاحی رئیس ارزیابی تامین کنندگان و دبیر کمیته فنی بازرگانی انجام داده ایم که در پی می آید:

لطفا ابتدا مختصری از چگونگی ایجاد و وظایف کمیته فنی بازرگانی شرکت بیان کنید.

کمیته فنی بازرگانی شرکت فولاد خوزستان به عنوان یکی از ارکان برگزاری مناقصه درابتدای سال 1384ایجاد شده است. ایجاد کمیته فنی بازرگانی بر اساس قانون برگزاری مناقصات تشکیل شده بود. این قانون دراواخر سال 1383 توسط مجلس شورای اسلامی به دولت و دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شد و از آن زمان در تمام دستگاه های دولتی به اجرا درآمد. در آیین نامه جدید معاملات شرکت فولاد خوزستان که از آذرماه سال جاری اجرایی شده، کمیته فنی بازرگانی هم پیش بینی شده است که وظیفه آن تشخیص صلاحیت و ارزیابی شرکت هایی می‌باشد که می خواهند با فولاد خوزستان کار کنند.

این شرکتها شامل پیمانکاران، سازندگان، تامین کنندگان قطعات و تجهیزات، تأمین کنندگان مواد اولیه و مواد مصرفی می باشند.

متقاضیان شرکت در مناقصه که برای کار در شرکت فولاد خوزستان اعلام آمادگی می کنند، از طریق کمیته فنی بازرگانی ارزیابی و تشخیص صلاحیت می‌شوند تا مشخص گردد که آیا واجد شرایط برای همکاری با فولاد خوزستان هستند یا خیر. برای این منظور یک واحد ارزیابی در معاونت خرید ایجاد شده که در این واحد با توجه به دستورالعمل‌ها و معیارها و روش‌های ارزیابی و به استناد مستندات و پرسشنامه‌های ارزیابی، کمیته های ارزیابی مرتبط با زمینه مورد نظر با حضور نمایندگان واحد متقاضی، مهندسین مشاور (در صورت لزوم)، واحد خرید و ... را تشکیل داده و شرکت‌ها را ارزیابی می نماید. وقتی ارزیابی ها انجام شد، نتایج آن در اختیار کمیته فنی بازرگانی قرار می‌گیرد. کمیته هم وظیفه اش این است که این شرکت‌ها را بررسی و تایید صلاحیت نماید. بدیهی است اسناد مناقصه فقط در اختیار شرکتهایی قرار می گیرد که به تأیید کمیته فنی بازرگانی رسیده باشند.

وظیفه دوم کمیته فنی بازرگانی که در مناقصات دو مرحله ای است، تعیین حداقل امتیاز پیشنهاد فنی و تعیین ضریب تأثیر این امتیاز در قیمت تراز شده است. پس از بررسی پیشنهادهای فنی توسط واحد متقاضی و یا مهندسین مشاور، امتیاز این پیشنهادات باید به تأیید کمیته فنی بازرگانی برسد و سپس جهت گشایش پاکات قیمت شرکتهای تأیید شده به کمیسیون اعلام می گردد.

یکی دیگر از وظایف، بررسی صحت مبانی قیمتهای ارائه شده در مناقصات است که چنانچه این قیمت‌های ارائه شده غیر متعارف باشد، موضوع توسط کمیسیون معاملات به کمیته فنی بازرگانی ارجاع داده می‌شود.

آیا شیوه برگزاری همه مناقصه‌ها یکسان است؟

در شرکت فولاد خوزستان مناقصات از نظر مراحل بررسی به دو نوع تقسیم شده است که شامل مناقصه‌های یک مرحله ای و مناقصه های دو مرحله‌ای می‌شود. در مناقصه یک مرحله ای، نیازی به ارائه پیشنهاد فنی از سوی پیشنهاد دهندگان نیست؛ به عبارتی شرکت‌ها در مناقصه دو پاکت به ما می دهند: یک پاکت حاوی ضمانت نامه و دیگری پاکت پیشنهاد قیمت. در این نوع مناقصه بعد از اینکه پاکت ضمانت نامه را باز کردیم، چنانچه ضمانت نامه معتبر باشد، بلافاصله پاکت قیمت را باز می کنیم وسپس مشخص می شود که چه شرکتی برنده مناقصه است. در مناقصه دومرحله ای، شرکتهای حاضر در مناقصه موظف هستند پیشنهاد فنی هم در رابطه با کالا یا تجهیزات و یا خدمات بدهند؛ که روش باز کردن پاکات آن با مناقصه های یک مرحله ای متفاوت است.

در این روش بعد از اینکه پاکت ضمانت نامه آنها را باز کردیم، پاکت پیشنهاد فنی آنها را باز می کنیم و پیشنهادهای فنی را برای بررسی به واحد متقاضی می‌دهیم تا آنها را بررسی و سپس نتیجه آن را به کمیته فنی بازرگانی بدهد که در این حالت ممکن است پیشنهاد فنی یک شرکت تایید یا رد شود. اگر پیشنهاد فنی شرکتی رد شود، دیگر پاکت قیمت او باز نمی شود اما اگر پیشنهاد فنی تایید شود، پاکت قیمت آن باز می شود. برای بررسی پیشنهادات فنی در کمیته فنی بازرگانی، جلساتی با حضور واحد متقاضی، مهندسین مشاور(در صورت وجود) و واحد خرید مجری مناقصه برگزار می‌شود و پیشنهادات فنی مورد بحث و بررسی قرار می گیرند.

وظیفه مهم‌تر کمیته ، زمانی است که کمیسیون معاملات پاکت قیمت را باز می کند و قیمت نفر اول مناقصه با مبلغ برآورد اختلاف زیادی داشته باشد. در این حالت، موضوع به کمیته فنی بازرگانی جهت بررسی و تجزیه و تحلیل قیمت پیشنهادی ارجاع داده می‌شود. چنانچه قیمت پیشنهادی نفر اول مناقصه بیش از 10درصد از برآورد اولیه ما کمتر یا بیشتر باشد، وظیفه کمیته فنی بازرگانی این است که صحت مبانی قیمت را بررسی کند که آیا قیمت برآوردی ما نیاز به بررسی بیشتری دارد یا تأمین کننده قیمت بالا یا پایین داده، که باید بررسی شود.

گام اول این است که از واحد برآورد کننده (واحد متره برآورد، مهندسین مشاور و یا واحد خرید) بخواهیم برآورد قیمت خود را بررسی کند. پس از آن آنالیز قیمت پیمانکار با برآورد مقایسه می شود اگر پیشنهاد قیمت نفر اول مشکلی نداشت، بلامانع اعلام می‌کنیم و او را به عنوان برنده مناقصه به کمیسیون معاملات پیشنهاد می کنیم.

اگر قیمت پیشنهادی نفر اول مورد تأیید قرار نگرفت و مذاکره با وی به نتیجه نرسید، در صورت لزوم با نفر دوم مذاکره می کنیم. در غیر اینصورت پیشنهاد ابطال و یا تجدید مناقصه به کمیسیون معاملات داده می‌شود.

قیمت‌های برآوردی مناقصه‌ها نزد شرکت فولاد خوزستان است یا از قبل اعلام عمومی می‌شود؟

قیمت برآوردی معمولاً در اسناد مناقصه ذکر نمی‌شود مگر آنکه انجام موضوع مناقصه به شکل فهرست بهاء باشد. در سازمان مدیریت و برنامه ریزی، برای کارهای ساختمانی، برقی و تاسیساتی فهرست بهاء تهیه شده است؛ اگر مبنای ما فهرست بهای سازمان مدیریت و یا فهرست بهایی باشد که واحدهای ما تهیه کرده اند، پیمانکاران ضریب پلوس و یا مینوس (بالا یا پایین) را بر این اساس پیشنهاد می‌دهند.

اما اکثرمناقصه های ما به صورت فهرست بهایی نیست و مبلغ برآورد در اختیار شرکت کنندگان درمناقصه قرار داده نمی شود.

شرکت فولاد خوزستان در سال 92 و 93 چند مناقصه برگزار کرد؟ به عبارتی عملکرد کمیته در سال گذشته و در حال حاضر چه بوده است؟

کمیته فنی بازرگانی در 10 ماهه گذشته سال جاری تعداد 48 جلسه برگزار کرده و 366 پرونده را با مبلغ بیش از 800 میلیارد تومان مورد بررسی قرار داده است که در این بین با بررسی مبانی قیمتهای پیشنهادی شرکت کنندگان در مناقصه ها و مذاکرات متعدد با تأمین کنندگان توانسته است بیش از 20 میلیارد ریال از مبلغ معاملات را کاهش دهد. در جدول ارایه شده خلاصه ای از فعالیت های کمیته در سال گذشته و ده ماه امسال نشان داده شده است.

درضمن در سال 1392 تعداد 354 و در 10 ماهه اخیر تعداد 223 تأمین کننده جدید از طریق فراخوانهای مناقصه و ... شناسایی، ارزیابی و تشخیص صلاحیت داده شده و به لیست شرکتهای مورد تأیید فولاد خوزستان اضافه شده اند.

این مناقصه ها شامل چه ارقامی بوده است؟

قسمت اعظم کار ما در ارزیابی اولیه، در رابطه با خرید خدمات (قراردادها) و خریدهای عمده مواد اولیه و مصرفی و نیز قطعات است. تمام کارهایی که باید به پیمانکار واگذار شود، باید از طریق مناقصه باشد.

در واحدهای خرید قطعات و تأمین مواد مصرفی، با توجه به مبلغ معاملات که در سطح کوچک و متوسط هستند، بیشتر به صورت استعلامی است که استعلام‌ها هم روش خاص خودشان را دارند که در اینجا جای بحث آنها نیست. کمیته فنی بازرگانی معمولا در معاملات عمده ورود می کند. البته در صورتی که مناقصه دو مرحله ای باشد و یا پیشنهاد نفر اول اختلاف زیادی با برآورد داشته باشد، باز هم موضوع با هر قیمتی که باشد، به کمیته فنی بازرگانی ارجاع داده می شود.

معاملات معمولا به صورت معاملات کوچک، متوسط و عمده تقسیم می شود که ارقام این نوع معاملات هر ساله با پیشنهاد کمیسیون معاملات و تصویب هیئت مدیره تغییر می کند.

در حال حاضر تا مبلغ 10میلیون تومان معاملات کوچک، و تا سقف 150 میلیون تومان معاملات متوسط و مبلغ بیش از آن معاملات عمده قلمداد می‌شود. تا سه سال پیش و قبل از واگذاری سهام، یک شرکت دولتی بودیم اما اکنون یک شرکت خصوصی هستیم. فعالیت کمیته فنی بازرگانی با وجود این‌که شرکت فولاد خوزستان خصوصی شده ، بر اساس آیین نامه جدید معاملات، همان روش‌ها و برنامه هایی که داشتیم را کماکان ادامه می دهد.

حداقل و حداکثر مبالغ قراردادهای مناقصه که در کمیته فنی بازرگانی مطرح می‌گردد، چه میزان است؟

می توان گفت که ارزیابی کلیه متقاضیان شرکت در مناقصه ها به عهده کمیته فنی بازرگانی است علاوه بر آن در مناقصات دو مرحله ای پس از بررسی شرکتها، حداقل امتیاز قابل قبول پیشنهادات فنی و نیز ضریب تأثیر آن در قیمت تراز شده بررسی و تصویب می‌گردد. در مورد مناقصات یک مرحله ای، ارزیابی شرکت‌ها تا مبلغ تقریبی 500 میلیون تومان توسط کمیته فنی بازرگانی به کمیته های ارزیابی مربوطه تفویض شده است.

معمولاً رسیدگی به یک پرونده در کمیته فنی بازرگانی چقدر زمان می برد؟

ما معمولاً هر هفته یک جلسه داریم که تمام موارد مربوط به رسیدگی به یک پرونده با هماهنگی های قبلی در همان هفته انجام می گیرد. لذا تمام پرونده های ارجاعی به خودمان را در موعد مقرر رسیدگی کرده ایم و در حال حاضر هیچ پرونده بلاتکلیف نداریم. به عبارتی کسانی که در مناقصه شرکت کرده اند، تعیین تکلیف می شوند. البته چنانچه بحث بررسی اختلاف قیمت نفر اول مناقصه با مبلغ برآورد باشد ممکن است نیاز به مذاکره با پیمانکار و بررسی دقیقتر آنالیز قیمتها باشد که به جلسه بعدی موکول می شود. لازم به ذکر است که تعیین برنده مناقصه به عهده کمیسیون معاملات است و ما فقط به کمیسیون معاملات، پیشنهاد می دهیم که کمیسیون معاملات هم در بیشتر موارد نظر کمیته فنی بازرگانی را پذیرفته است. علاوه بر جلسات مستمر و اضطراری، جلساتی نیز به طور مشترک با کمیسیون معاملات تشکیل می‌گردد.

مناقصه ها معمولا چه مواردی را دربرمی گیرد؟

پیمانکاری عمومی، پیمانکاری خدماتی، پروژه ها، حمل و نقل، خرید مواد اولیه و مواد مصرفی، خرید و یا ساخت قطعات و تجهیزات و ... از مواردی است که مناقصه های آن در کمیته فنی بازرگانی مورد ارزیابی و تایید صلاحیت قرار می گیرد.

آمار برگزاری مناقصه های شرکت رو به افزایش است یا کاهش؟

در یک دوره ای کل فعالیت های شرکت، برون‌سپاری می‌شد و کارها را به پیمانکاران واگذار می‌کردیم اما از حدود شش سال گذشته به این طرف این شیوه تغییرکرد و طبق دستور دولت وقت، اکثر نیروهای پیمانکاری به صورت قراردادی استخدام شرکت شدند که شمار آنها حدود 4700 نفر بود و به جز پروژه ها، تعداد محدودی پیمانکار در شرکت داریم. هر چند که به تازگی نیز برگزاری مناقصه برای برخی موارد از جمله رستوران مطرح شده که حدود دو هفته پیش اسامی شرکت‌ها در کمیته فنی بازرگانی تایید و ارجاع داده شدند. لذا با توجه به تغییر رویکرد، احتمال دارد که میزان کار کمیته بیشتر شود.

چرا در بحث قیمت ها، بالاتر یا کمتر از 10 درصد قیمت برآوردی شرکت را لحاظ می‌کنید؟

یکی از هدف های ما در کمیته فنی بازرگانی این است که مناسب ترین قیمت را پیدا کنیم و در حقیقت می خواهیم عملکرد پیمانکاران را تضمین کرده باشیم. می خواهیم پیمانکاری انتخاب شود که از لحاظ توانمندی مالی و فنی(تخصصی) سطح بالایی داشته باشد ضمن اینکه می‌خواهیم مناسب ترین قیمت را هم داشته باشیم. بنابراین ملاک مقایسه ما برآوردی است که خودمان و یا مشاورمان انجام می دهد و بر اساس این برآورد اختلاف تا ده درصد را می‌توانیم اغماض کنیم اما بیشتر یا کمتر از آن نیاز به بررسی دارد. در واقع با این روش می خواهیم قیمت‌های خیلی پایین و خیلی بالا را کنار بگذاریم و پیمانکاری را انتخاب بکنیم که قیمت مناسب داده باشد.

کیفیت کار پیمانکاران مناقصه ها چگونه ارزیابی می شود؟

این بحث به ارزیابی عملکرد برمی‌گردد. در این بحث، ارزیابی پایان کار سفارش (ارزیابی عملکرد تأمین کننده در اجرای قرارداد) را هم داریم. وقتی پیمانکار(تأمین کننده) کارش تمام شد، توسط واحدهای نظارت ارزیابی می شود. برای ارزیابی عملکرد شرکت‌ها در فولاد خوزستان، با توجه به نوع کاری که انجام می دهند، معیارهای ارزیابی مشخصی تعریف شده و به آنها ضریب وزنی نیز داده شده و در سیستمMIS شرکت برای همه کاربران قابل دسترسی است. کلیه دستگاههای نظارت با بررسی فعالیت های پیمانکار در اجرای موضوع قرارداد و با نظرخواهی از مسئولان بخش های مربوطه، عملکرد وی را بررسی نموده و امتیازاتش را در سیستم MIS شرکت ثبت میکنند. این ارزیابی‌ها برای کمیسیون معاملات، کمیته فنی بازرگانی، کارشناسان خرید و واحدهای متقاضی قابل مشاهده است تا چنانچه همین پیمانکار بخواهد در مناقصههای بعدی شرکت کند، سوابق وی از نظر توانایی انجام کار مورد ارزیابی قرار گرفته شده باشد. چنانچه پیمانکاری در ارزیابی عملکرد 50 درصد امتیاز لازم را کسب نکند، در لیست سیاه شرکت فولاد خوزستان قرار می گیرد و دردوره‌های بعدی مناقصه نمیتواند حضور پیدا کند. همچنین پیمانکار در بخش ایمنی، بهداشت و محیط زیست(HSE ) باید حداقل نمره 75% را کسب کرده باشد وگرنه به مدت یک سال از حضور در مناقصه ها محروم خواهد شد.

اعضای کمیته فنی بازرگانی چند نفرهستند؟

در حال حاضر اعضای این کمیته 5 نفر متشکل از نمایندگان بخش های مختلف شامل آقایان سیدکمال مدیحی معاون محترم خرید (متولی کمیته)، حسین نهاوندی مدیرمحترم مهندسی کارخانه، حمید نیک بخش مدیرمحترم بخش مواد اولیه، منصور رنجبر مدیر محترم خدمات و امور اجتماعی و علی جهان بین مدیر محترم حسابداری عمومی است. اینجانب حسین سیاحی رئیس ارزیابی تأمین کنندگان نیز به عنوان دبیر کمیته فعالیت می نمایم.

با توجه به پیگیریهای شما چه راهکارهایی برای تبادل الکترونیکی بین فولاد خوزستان و تأمین کنندگان ایجاد شده است؟

در حال حاضر ما در پایگاه اطلاع رسانی فولاد خوزستان WWW.KSC.IR پورتال تأمین کنندگان را ایجاد نموده ایم و در حال حاضر فعال است تا از این طریق تأمین کنندگان با سهولت و سرعت بیشتر و مطمئن تری با ما ارتباط برقرار کنند. در واقع می توان گفت که این پورتال در نوع خود و بین شرکتهای فولادی کم نظیر است. دراین پورتال در منوی شناسایی تأمین کنندگان، پرسشنامه ارزیابی بصورت الکترونیکی گذاشته شده تا تامین کنندگان بتوانند آن را تکمیل نموده و بلافاصله ما اطلاعات آنها را دریافت می کنیم. در ضمن علاوه بر ارائه کلیه مناقصات عمومی، استعلامهای با مبلغ بیش از 150 میلیون تومان نیز در پرتال درج شده است و شرکتهایی که قبلاً در پروسه ارزیابی قرار گرفته و مورد تأیید باشند، می توانند بصورت الکترونیکی استعلام را تکمیل و پیشنهاد قیمت نمایند. علاوه بر آن این امکان را به تأمین کنندگان طرف قرارداد خود دادیم که در این پرتال، وضعیت سفارشهای منعقده با ما و نیز مبالغ دریافتی از فولاد خوزستان را ببیند. ما حتی امکان مشاهده امتیازات ارزیابی اولیه و ارزیابی عملکردی وی در اجرای قراردادها را به تأمین کنندگان خود دادیم. البته لازم به ذکر است که هر شرکت دارای کد و رمز ورود مخصوص به خود می باشد.

در خاتمه چنانچه موردی باقی مانده بفرمائید.

در اینجا جا دارد به نیابت از اعضای کمیته از کلیه همکارانی که طی هفت سال اخیر عضو و یا همکار کمیته فنی بازرگانی بودند بخصوص همکار پیشینمان جناب آقای محمد جواد عبدالهی که به افتخار بازنشستگی نائل آمده اند، قدردانی و تشکر گردد.

از اینکه وقت خودتان را دراختیار رویداد قرار دادید و از اطلاعات مفیدی که برای مخاطبان فرهیخته نشریه بیان داشتید سپاسگزاریم.